EU:N YLEISEN TIETOSUOJALAIN MUKAINEN REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE EHTA HENKILOSTOPALVELUT OY: N TIETOKANNALLE
YLEISTÄ
Tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kerrotaan, minkälaisia henkilötietoja Ehta Henkilöstöpalvelut Oy voi kerätä sinusta tilatessasi siltä palveluita, ottaessasi yhteyttä Ehtaan sen verkkosivujen kautta tai toimiessasi Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n työntekijän asemassa. Tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kerrotaan myös, mihin tarkoituksiin ja millä perusteella Ehta Henkilöstöpalvelut Oy voi kuvailtuja tietoja käyttää. Käyttämällä Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n palveluita tai työskentelemällä Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n palveluksessa hyväksyt tietojesi käsittelyn tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen mukaisesti.
Ehta Henkilöstöpalvelut Oy voi tarvittaessa muuttaa tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Muutokset julkaistaan uudella versiolla Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n verkkosivuilla. Ehta Henkilöstöpalvelut Oy pyrkii ilmoittamaan rekisterissä oleville henkilöille ennakkoon mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista. Kehotamme sinua tarkastamaan uuden rekisteri- ja tietosuojaselosteen saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista.
TIEDOT REKISTERISTÄ
1. REKISTERINPITÄJÄ
Ehta Henkilöstöpalvelut Oy (3376432-2)
Salpakatu 2 A
80100 Joensuu
puh. 044 362 8290
s-post: toimisto@ehtahenkilostopalvelut.fi
2. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ
Erik Tahvanainen
Salpakatu 2 A
80100 Joensuu
puh. 044 362 8290
s-post: toimisto@ehtahenkilostopalvelut.fi
3. REKISTERIN NIMI
Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n projektinhallintarekisteri
Rekisteri pitää sisällään Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin sekä työntekijä- ja alihankkijarekisterin.
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Projektinhallintarekisteri sisältää Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n yritys- tai organisaatioasiakkaan tai muun luonnollisen henkilön (jäljempänä ”Asiakas”) tietoja, sekä Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:hyn työ- tai alihankkijasuhteessa olevan luonnollisen henkilön tai hänen yrityksensä tietoja. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on asiakas-, alihankkija- tai työntekijäsuhteen hoitaminen ja kehittäminen, palvelun tuottaminen ja siihen liittyvä viestintä, tilastollinen seuranta ja laskuttaminen. Rekisteriin kerätään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia potentiaalisen tai olemassa olevan asiakassuhteen ylläpitämiseen, tai joita käytetään Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n ja työntekijän tai alihankkijan välisessä työ- ja alihankkijasuhteen luomisessa ja ylläpidossa.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Projektinhallintarekisteriin kerätään seuraavat tiedot: yhteyshenkilön nimi, asema, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, yritys/organisaatio, yhteyshenkilön toimittamat tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot, Asiakkaan antamat palautetiedot, työntekijän työkorvauksiin tarvittavat tiedot, ynnä muut yhteyshenkilön vapaavalintaisesti luovuttamat tiedot. Rekisteröity voi muokata omia tietojaan tai pyytää Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:tä poistamaan tiedot ilmoittamalla siitä kirjallisesti.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Ensisijaisena tietolähteenä on rekisteröity itse. Ehta Henkilöstöpalvelut Oy tallentaa projektinhallintarekisteriin Asiakkaasta ja työntekijästä tai alihankkijasta sellaisia tietoja, jotka hän itse antaa Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n verkkosivustolta löytyvällä yhteydenottolomakkeella, sähköpostilla, puhelimitse, asiakastapaamisista tai muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä yleisesti saatavilla olevista lähteistä vain tarvittaessa.
7. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUS
Ehta Henkilöstöpalvelut Oy käsittelee kaikkia rekisterissä olevia tietoja luottamuksellisesti ja vain asiakassuhteen ja työ- tai alihankkijasuhteen kannalta oleellisissa rajoissa. Palvelua tuottaessaan Ehta Henkilöstöpalvelut Oy voi luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneilleen (kuten tilitoimistolleen, järjestelmätoimittajilleen, tai työ- tai alihankintasuhteessa olevalle toimijalleen), jotka on velvoitettu käsittelemään tietoja vain Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n lukuun suoritettavia toimenpiteitä varten. Rekisterissä olevia tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisterissä olevan lupaa. Ehdan henkilöstöllä on pääsy rekisterin henkilötietoihin siinä määrin, kuin se asiakas-, alihankkija- tai työntekijäsuhteen tehtävien kannalta on tarpeellista.
8. REKISTERIN SUOJAUS
Ehta Henkilöstöpalvelut Oy vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta ja tietoturvasta. Rekisteri koostuu sekä manuaalisesta sekä sähköisestä rekisteristä. Manuaalinen aineisto säilytetään Ehdan toimistotiloissa, joihin on pääsy ainoastaan Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n toimeksiantoihin osallistuvilla henkilöillä. Sähköiseen rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Rekisterin palvelinlaitteet säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain ennalta määritellyillä henkilöillä.
Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n käyttämät ja salasanoin suojatut tietokoneet sijaitsevat lukituissa toimistotiloissa. Rekisteri on suojattu SSL-yhteydellä. Ehta Henkilöstöpalvelut Oy vastaa siitä, että rekisteröityjen henkilötietoja ei pidetä asiattomien henkilöiden saatavilla ja terveydentilaa koskevat sekä arkaluontoiset tiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista. Henkilötietojen huolellisesta säilyttämisestä on annettu erillinen ohjeistus Ehta Henkilöstöpalvelut Oy:n henkilöstölle.
9. REKISTERÖITYJEN TARKASTUSOIKEUS, TIETOJEN OIKEELLISUUS JA SÄILYTYSAIKA
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja mikäli rekisterissä oleva tieto on virheellinen, vanhentunut, puutteellinen tai tarpeeton, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tiedon korjaamista.
Tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuina osoitteella:
Ehta Henkilöstöpalvelut Oy
Henkilörekisteriyhteyshenkilö Erik Tahvanainen
Salpakatu 2
80100 Joensuu
tai esittää henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa.
Rekisteröityjen tiedot ovat järjestelmässä tallessa toistaiseksi. Rekisteröidyllä on myös oikeus tulla unohdetuksi sitä halutessaan. Tällöin hakijan kaikki tiedot poistetaan järjestelmästä viipymättä ja palvelimella sijaitseva varmuuskopio tuhoutuu täysin 1 kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
